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Budget:

Kleines Projekt <800

Geposted am

16.06.14 10:57

Kunde

Nil***

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Beschreibung:

Hallo, ich versuche Ihnen die Ausgangssituation und die Anforderungen bestmöglich zu beschreiben.

Wofür benötigen wir das Tool?

Wir erhalten regelmäßig neue Excel-Listen mit potenziellen Neukunden. In diesen Listen können jedoch auch schon bestehende Kontakte enthalten sein, daher müssen diese Daten mit unseren Stammdaten abgeglichen und doppelte Einträge (Dubletten) gelöscht werden. Anschließend wird die neue bereinigte Liste als normale Excel-Datei ohne Makros exportiert.

Unser bisheriges Tool hat diese Arbeit im Großen und Ganzen geleistet (siehe Anhang), doch ist viel zu unflexibel. Gründe dafür sind

  • Die zu importierenden Dateien sind im Code festgeschrieben. Wir möchten diese jedoch mithilfe des Datei-Managers auswählen können
  • Da der Aufbau der Listen sich oft unterscheidet, möchten wir vorher die entsprechenden Spalten auswählen können, deren Inhalte importiert werden sollen
  • Das Makro für die Bereinigung der Dubletten ist ebenfalls nicht optimal. Das Prinzip dahinter bisher lautet, wenn von fünf festgelegten Spalten mindestens drei den gleichen Inhalt haben, werden alle betroffenen Datensätze gelöscht. Hier wünschen wir uns auch mehr Flexibilität, sodass wir die fünf Spalten zumindestens außerhalb des Codes festlegen können, besser wäre ebenfalls durch Auswahl im PopUp.

Wie soll das neue Tool künftig funktionieren?

1. Tool wird geöffnet 2. Mit einem Klick auf „Stammdaten importieren“ werden die bisherigen Kundendaten importiert

3. Mit einem Klick auf „Externe Dateien importieren“ können wir mehrere Excel-Dateien nacheinander importieren

4. In beiden Fällen öffnet sich nach Auswahl der Datei ein PopUp-Fenster, wo die entsprechenden Spalten ausgewählt werden können, die für uns (den Import) relevant sind.

5. Durch klicken auf OK wird die Auswahl übernommen und die Daten in eine neue Liste zusammengefasst

6. Durch Betätigen der Schaltfläche „Daten bereinigen“ öffnet sich erneut ein PopUp, in dem fünf Spalten ausgewählt werden, die für den Datenabgleich von Bedeutung sind.

7. Durch einen Klick auf OK wird das Makro für die Datenbereinigung gestartet. Bei mehr als drei gleichen Spalteninhalten werden ALLE betroffenen Datensätze gelöscht

8. Automatisch werden ebenfalls die Stammdaten gelöscht, um eine bereinigte Liste mit neuen Kontakten zu erhalten und die Daten in der neuen Liste werden alphabetisch sortiert.

9. Durch klicken auf „Neue Liste exportieren“ wird die neue Kontaktliste schließlich als Excel-Datei ohne Makros exportiert.

 

Sollten diese Angaben nicht ausreichen, beantworte ich Ihnen gerne Ihre Fragen. Ob für dieses Tool  Excel+VBA ausreicht oder ob zusätzlich mit Access gearbeitet werden muss, ist uns im Moment nicht ganz klar.