raggruppamento dati in excel veloce

Ho contribuito alla realizzazione e sono utilizzatore di un programma scritto in java,da consulenti della azienda presso cui lavoro. Questo programma consente di costificare, per commessa, la produzione dell'azienda stessa, sommando le singole righe, imputate nel sistema dagli operatori, di ore effettuate, materiali utilizzati, costificate unitariamente sulla base dei costi unitari orari associati alle risorse umane e macchine e dei costi dei materiali per unità di misura (costo al kg, al mq, ecc..). Il problema è che il report (in excel) generato dal software ha due limiti fondamentali che ho necessità di rimuovere:

1) vengono generate le singole righe di attività, non raggruppate automaticamente in base a nessun criterio (avrei bisogno che venissero raggruppate velocemente in base all'attività specifica di reparto (es: costi totali di preparazione materiale, piuttosto che di lavorazione meccanica), in questo caso impiego mediamente 5-10 minuti per fare il lavoro in excel, manualmente;

2) diverse commesse vengono associate a diversi particolari (che eventualmente poi devono essere assemblati), ognuno dei quali viene anche costruito in più esemplari e attribuito dall'operatore di un numero progressivo che identifica ogni singolo pezzo, quindi in questo caso avrei bisogno che il raggruppamento dei costi e ore venisse fatto: per codice particolare, per per n° progressivo particolare e per attività; questa è la mia necessità maggiore in quanto, manualmente, impiego ore.

In sostanza richiedo una rielaborazione (automatizzata) del report di excel, in modo da avere i dati raggruppati velocemente, per ogni diverso report, secondo le mie richieste espresse sopra: 

A seguire allegato di un tipico report in excel generato dal sistema e report rielaborato e raggruppato da me manualmente (ma troppo lentamente)