elektronische Rapporte

Erweiterung PPL-Datenbank für Einsatzzweck "Service"

 (English Version below)

Aufbau Kundendatenbank, Import bestehender Adressen

aus Excel

- Aufbau einer neuen Filemaker Kunden-Datenbank

- Import bestehender Kundendaten aus gelieferter Excel-Datei

- separate Datenbank gewünscht, da regelmäßige Updates

notwendig

Anpassungen Angebots-DB (Quotation)

- Bestehendes Gesamt-Adressfeld muss bestehen bleiben, d. h. keine Aufteilung in einzelne Adressfelder

- Adressfelder müssen einzeln exportiert werden können

(dürfen Adressdaten nachträglich überschrieben werden?)

- Auswahl Adresse aus neuer Kunden-Datenbank über

Suchfunktion (analog zu Rapport), separate Suchmaske, da nur Gesamtadresse in Formular vorhanden

- neues Feld Kundennummer

- Auswahlmöglichkeit: Auftrag, Servicerapport, Lieferschein, Angebot

- Zusätzlicher Platz für Unterschrift in Drucklayout

- Export Schnittstellendatei (genaue Struktur noch abzustimmen)

Anpassungen PPL (Pricelist)

- Erweiterung allgemeine Einstellungen: Auswahl, ob Angebot oder Rapport erstellt wird, Mitarbeiterkürzel

- Buttontext Angebot/Rapport, in Abhängigkeit von oben genannter Einstellung

- bei Rapport-Erstellung Möglichkeit der Auswahl, zu welcher Maschine Artikel hinzugefügt werden sollen

Aufbau Eingabe Service-Rapport

- Aufbau angelehnt an bestehenden Rapport

- Kopf analog zu Angebot, aber separate Adressfelder

- Auftragsnummer generiert aus Mitarbeiter-Kürzel/fortl. Nummer

- Arbeitszeiten werden über Artikel-Nr. S014 als Positionen angelegt

- mehrere Maschinen pro Rapport möglich

- Gesamtrechnungssumme über alle Maschinen

- Ausblenden der Positionen Arbeitszeit und Fahrtkosten bei Wartungsvertrag B2

- Aufbau Drucklayout

- Export Schnittstellendatei (genaue Struktur noch abzustimmen)

Aufbau Struktur Schnittstellendatei

- Aufbau/Abstimmung der genauen Stuktur

- automatische Vergabe des Dateinamens aus Kundennr/Auftragsnummer

Extension of PPL data bank for  "Service" purposes

Setup of customer data bank, import of existing addresses from Excel

- setup of a new Filemaker customer data bank

- import of existing customer data from Excel file supplied by us

- separate data bank required, because of the necessity of regular updates

Adjustments to quotations databank

-existing combined address field must remain unchanged, ie no splitting into individual address fields

- possibility of individually exporting address fields

  (authorisation to retro-actively overwrite address data)

- search function for address selection from new customer data bank (analogously to reports), separate search mask, because only entire address is available in form

- new field: customer number

- selection options: order, service report, packing list, offer

- additional space for signature in printing layout

- export of interface file (precise structure to be determined)

Adjustments to PPL (Pricelist)

- extension of general settings: selection of quote or report, staff name abbreviations

- button text quote/report, depending on the above selection

- report compilation with optional selection of machine to which the article has to be added

Setup entering of  service report

- setup analogous to existing report

- letterhead analogous to quote, but with separate address fields

- order number generated from staff name abbreviation plus consecutive number

- man-hours listed as separate positions with item n°. S014

- optional: several machines in one report

- invoice total for all machines

- masking of positions „man-hours“ and „travel costs“ for maintence agreement B2

- setup print layout

- export of interface file (precise structure to be determined)  

Setup structure of interface file

- setup and coordination of exact structure

- automatic creation of file name from custumer number and order number