Projekte richtig abrechnen – typische Fehler, die sich einfach vermeiden lassen

Christian Häfner verantwortet den Bereich Business Development bei FastBill, einer schlanken Komplettlösung für die Buchhaltung Selbstständiger, Freelancer und kleiner Unternehmen.

Christian Häfner von Business Development bei FastBill

Christian Häfner leitet den Bereich Business Development bei FastBill

In seinem Gastartikel beleuchtet er die wichtigsten Punkte um Projekte als Freelancer oder Selbstständiger richtig abzurechnen.

Freelancern und Selbstständigen mangelt es vor allem an Zeit! Durch den Zeitdruck entsteht Hektik, durch Hektik entstehen Fehler. Meist sind es Formfehler, die sich leicht vermeiden lassen. Wer seinem Kunden und sich selbst das Leben bei der Buchhaltung und beim Jahresabschluss nicht unnötig schwer machen möchte, der sollte die folgenden Punkte beachten:

1. Zeiten richtig erfassen und abrechnen

Aller Anfang ist schwer, das gilt auch für die Kommunikation mit neuen Kunden. Je nachdem, was mit dem Kunden vereinbart wurde, ist die korrekte und genaue Zeiterfassung inkl. Nachweis über geleistete Aufgaben essentiell. Damit der Kunde alles nachvollziehen kann, sollte jeder Rechnungssteller zwischen der geleisteten und der möglicherweise abgerechneten Zeit unterscheiden und nachweisen, was erledigt wurde. Unangenehme Klärungsgespräche lassen sich vermeiden, sofern der Kunde genau sieht, welches Ergebnis in welcher Zeit geliefert wurde.

2. Rechnungen richtig archivieren

Es hat sich mittlerweile etabliert, Rechnungen als Datei per E-Mail zu verschicken. Aber, wer seine Rechnungen digital erstellt und verschickt, der muss die Grundlagen der Rechnungsübermittlung und -archivierung beachten. Auch wenn dem Steuerberater i.d.R. Kopien in Papierform ausreichen, benötigt das Finanzamt im Zweifel die „Originale“. Diese muss jeder Unternehmer  für 10 Jahre aufbewahren und zugänglich machen können. Entscheidend ist dabei die Form der Rechnung. Eine Rechnung muss in der Form archiviert werden, wie sie erstellt und verschickt wurde. Papierrechnungen in Papierform, elektronische Rechnungen in elektronischer Form. Derzeit wird zwischen elektronischer Form (PDF, Download, EDI) und Papierform unterschieden.

3. Rechnungen mit Vorsteuer digital signieren

Die auf der Rechnung auszuweisenden Mehrwertsteuern unterliegen dem §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG. Die Gültigkeit einer Rechnung bezieht sich nicht darauf, ob die Kosten als Unternehmerausgaben abgesetzt werden können, sondern lediglich, ob die Vorsteuer von der Rechnung geltend gemacht werden kann. Freelancer, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, sind von dieser Regelung also nicht betroffen.

Das UStG besagt, dass „bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung … die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein“ muss. Dies kann entweder durch die Übermittlung per EDI Verfahren sichergestellt werden (Satz 2), oder eben als PDF mit sog. qualifizierter elektronischer Signatur (vgl. Signaturgesetz von 2001).

Seit mehreren Wochen, genauer seit dem 1.7.2011, streut sich das Gerücht, dass PDF-Rechnungen nicht mehr digital signiert werden müssen. Hintergrund war das für den 1.7.2011 rückwirkend geplante Steuervereinfachungsgesetz, welches jedoch vom Bundesrat am 8.7.2011 überraschend abgelehnt wurde.

Mit der Änderung sollte die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt sein und die Digitale Signatur damit entfallen. Da die Gesetzesänderung abgelehnt wurde, gilt nach wie vor die alte Regel. Wann es eine neue Entscheidung gibt, ist derzeit noch unklar.

4. Wichtige Angaben auf der Rechnung

Man kann es nicht oft genug sagen, was denn nun auf einer korrekten Rechnung enthalten sein muss. Es wird viel in Blogs und Foren diskutiert, aber auch hier gibt es eine klare Vorgabe:

  • Steuernummer (erhält jeder beim Finanzamt, ebenso wie Informationen zu Ausnahmeregelungen)
  • Leistungsentgelt
  • Steuersatz und Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Kleinstunternehmerstatus unten drunter)
  • Durchlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Umfang und Art der Leistung
  • Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum), der besagt wann die Leistung erbracht wurde.
  • Name und Anschrift des Leistungserbringers (mit korrekter Bezeichnung der Gesellschaftsform) und Leistungsempfänger
  • Beim Versand per Mail muss das Dokument (sofern Vorsteuer enthalten) eine Digitale Signatur enthalten
  • Optional hingegen ist einen Hinweis auf die Zahlungskonditionen (z.B. zahlbar bis…) einfügen.

5. Einigkeit über die Übermittlungsform der Rechnung

Der Kunde kann die Annahme der Rechnung verweigern, zumindest wenn Sie nicht in Papierform zugestellt wird. Der Empfänger der Rechnung muss nämlich mit der Art der Übermittlung einverstanden sein. Wer also Geld sparen möchte und seinen Rechnungen per Mail verschickt (egal ob signiert oder nicht), der darf sich auf das stillschweigende Einverständnis seiner Kunden stützen. Das reicht nämlich in der Regel. Eine besondere Form ist nicht nötig.

All diese typischen Fehler lassen sich schnell vermeiden. Mit dem richtigen Wissen und dem richtigen Werkzeug wird die Projektabrechnung zur Nebensache. Diese Regeln zu beachten ist auch deshalb wichtig, damit man seinem Kunden im Zweifel nicht die Chance verwehrt, seine Vorsteuer nach demJahresabschluss wieder zu bekommen. Das schont den Geldbeutel und das Kundenverhältnis.

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  1. FastBill 2011: Wir blicken zurück auf ein erfolgreiches Jahr | FastBill Blog | 28. Dezember 2011

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