Warum Dokumentenmanagement?

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Riesige Aktenschränke gefüllt mit endlosen Papiermengen sind in modernen Unternehmen undenkbar. Und trotzdem ist der Umgang mit Dokumenten in vielen Betrieben noch unausgereift und auch Freelancer und Selbstständige sollten ein geeignetes Ordnungssystem finden. Gastautor und IT-Fachmann Adrian Tenhall zeigt auf warum Dokumentenmanagement ernstgenommen werden sollte.

Auch Freelancer sollten Aktenordnung ernst nehmen

Durch die Digitalisierung unserer Welt haben sich die Geschwindigkeit und die Menge an Informationen, die im privaten und geschäftlichen Kontext Beachtung finden, enorm erhöht. Während beim Austausch von Neuigkeiten im Familien- und Freundeskreis noch auf unterschiedliche technische Ausstattungen und Kenntnisstände der beteiligten Personen eingegangen werden kann und jeder frei ist, sein eigenes System im Chaos zu kreieren, sind solche Zustände im geschäftlichen Umfeld nicht tolerabel. Ein erfolgreiches Informations- bzw. Dokumentenmanagement bedeutet für ein Unternehmen Schnelligkeit, Transparenz und Effektivität und ist ein wesentlicher Faktor für wettbewerbsfähige Prozesse.

Die Flut an Informationen kommt in unterschiedlichen Wellen und aus unterschiedlichen Gewässern. Es gibt ältere Papierdokumente, die auch für aktuelle Projekte noch von Bedeutung sind, es gibt den Vertragsentwurf als Word-Datei, welcher von den Kollegen aus der Rechtsabteilung kommentiert werden muss, es gibt den Artikel aus der Fachzeitschrift, der die Argumentationskette des Vertriebs genial untermauert, es gibt das Expertenvideo, welches dem potenziellen Kunden einen Produktvorteil aus einer neutralen Perspektive heraus erläutert und vieles, vieles mehr. Das können alles sehr wichtige Informationen sein, die vielleicht für die lang umkämpfte Auftragserteilung entscheidend sind, es kommt aber darauf an, dass sie dem entsprechenden Mitarbeiter zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.

Ziele des Dokumentenmanagements?

Das Ziel des Dokumentenmanagements ist es, Informationen zu sammeln, zu ordnen, sie verfügbar und wiederauffindbar zu machen. Außerdem können durch entsprechende Berechtigungssysteme Prozesse automatisiert vorangebracht und Dokumente mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten platzsparend elektronisch abgelegt werden.

Ein weiterer nicht zu vernachlässigender Effekt und Vorteil eines gut eingeführten elektronischen Dokumentenmanagements ist die Disziplinierung der Mitarbeiter beim Verbrauch von Büromaterial. Wo früher jede Aktennotiz quer durch die Abteilungen des Unternehmens kopiert wurde und auch noch der achte Vertragsentwurf von allen Projektbeteiligten komplett ausgedruckt worden ist, hält ein technisch ausgereiftes Dokumentenmanagementsystem zu stringenteren Kommunikationsprozessen und besserem Ablageverhalten an. Damit bleiben mehr Blätter am Baum und mehr Druckerpatronen ungeöffnet.

Einführung von Dokumentenmanagementsystemen
Der Markt hält inzwischen eine breite Palette von Anbietern mit verschiedenen technischen Lösungen bereit. Die Anforderungen und die Strukturen eines Unternehmens entscheiden, wie hoch entwickelt das Dokumentenmanagementsystem sein muss. Von Dateiservern, die für den Anwender nur einfachste Suchmöglichkeiten bereithalten, bis hin zu Allround-Lösungen, die den gesamten Unternehmensablauf elektronisch unterstützen, gibt es zahlreiche Schattierungen.

Meist geht mit dem Projekt “Einführung eines Dokumentenmanagementsystems” eine intensive Analyse der bestehenden Prozesse einher. Begleitet von erfahrenen Beratern strukturieren Mitarbeiter und Abteilungen ihre eigenen Abläufe teilweise neu und decken Redundanzen auf. Zum Projektteam gehören meist auch externe Helfer, die sich dem oft aufwendigen Einscannen und Systematisieren der Aktenberge widmen.

Parallel gibt es Pilotabteilungen, die auf die individualisierte Anpassung der technischen Lösungen achten und Schulungen für die Mitarbeiter. Sie müssen zum einen lernen, wie sie aus dem System die benötigten Informationen erhalten und gleichfalls fit darin sein, das System mit den richtigen Daten und auf die richtige Weise zu füttern. Dabei ist Motivation für diese Systemumstellung und Vertrauen auf die Lösung wichtig, um die weitreichenden Vorteile rasch genießen und erschließen zu können. Der kauzige Mitarbeiter, der nur allzu gern mit seiner (nur) für ihn genial organisierten Zettelwirtschaft weiter arbeitet, braucht vielleicht extra Anschub, um zu erkennen, dass Fortschritt notwendig ist und sowohl das Leben als auch die Arbeit erleichtert.

Dokumentenmanagement – System mit Zukunft?

Wie oben bereits beschrieben, ist die Beherrschung der Vielfalt und Menge an Informationen eine hohe Kunst. Es gibt ständig neue Formate und technische Veränderungen, die auch das Dokumentenmanagement permanent weiterentwickeln. Die effektive Nutzbarmachung von relevantem Wissen ist jedoch ein Erfolgsfaktor. Die Wege dorthin sollten in jedem Unternehmen höchste Beachtung finden und passende Lösungen zeitnah realisiert werden.