Nachdem wir kürzlich in unserem Blog erklärt haben, wann man ein Angebot ablehnen sollte, geht es im heutigen Artikel darum, wie man es am besten ablehnt.

Besser durch die Blume absagen

Absagen sind immer schwieriger zu formulieren als Zusagen. Besonders bei guten Angeboten, bei denen man sieht, wie viel Mühe sich dahinter verbirgt. Umso wichtiger sind gut formulierte Absagen, die dem Dienstleister das Gefühl geben, dass man sich mit seinem Angebot ausführlich auseinandergesetzt hat und er nachvollziehen kann, warum das Angebot abgelehnt wurde.

Schon beim Einstieg sollte man sich daher auf das Angebot beziehen. Dabei ist es ratsam aufzeigen, was einem an dem Angebot gefallen hat und einige besonders gute Punkte hervorheben. Damit zeigt man dem Dienstleister, dass man sich mit seinem Angebot auseinandergesetzt hat und es wertschätzt. Wichtig: Im Konjunktiv formulieren, so dass er sich schon darauf einstellen kann, dass es schließlich doch eine Absage wird. So kann man ihn auf die Absage vorbereiten.

Die Absage sollte man schließlich so formulieren, dass der Dienstleister sich nicht angegriffen fühlt. Auf jeden Fall sollte man sein Bedauern ausdrücken, das Angebot nicht annehmen zu können und die Absage nachvollziehbar begründen. Dabei ist es wichtig, so ehrlich wie möglich zu sein ohne den Dienstleister vor den Kopf zu stoßen. Es ist empfehlenswert die Gründe aufzählen, warum man das Angebot ablehnt. So kann er die Entscheidung besser nachvollziehen und möglicherweise daraus Schlüsse für das nächste Angebot ziehen. Ein plumpes „Sie sind mir zu teuer“ kommt nicht so gut an. Vielmehr sollte man seine Prioritäten bei der Entscheidung aufzählen und begründen, damit der Dienstleister versteht, warum nicht er, sondern jemand anderes den Zuschlag bekommen hat. Außerdem ist es freundlicher zu schreiben, warum man ein Angebot nicht annehmen kann als warum man es nicht annehmen will. Wenn man seine Absage freundlich und kompetent formuliert zeigt man dem Dienstleister, dass man sein Angebot durchaus schätzt und die Absage nicht leicht gefallen ist. So wirkt die Absage professionell.

Zum Schluss sollte man sich nochmal für das Angebot bedanken und gleichzeitig die Hoffnung ausdrücken, dass der Dienstleister die Absage verstehen kann. Man sollte bei einer Absage immer bedenken, dass man eventuell in Zukunft mit dem Dienstleister zusammenarbeiten möchte, wenn die eigene Situation sich geändert hat oder ein anderes Projekt ansteht, für das der Dienstleister sich besser eignet. Auch deswegen sollte man darauf achten, den Dienstleister in seiner Absage respektvoll zu behandeln. Auch ein Satz mit der Hoffnung auf zukünftige Zusammenarbeit oder einfach nur in Kontakt zu bleiben kann in einer Absage enthalten sein.

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