Nicht immer die Lieblingsdisziplin aber unerlässlich – Buchhaltung für Gründer

Ordnung ist das halbe Leben. Derartige Weisheiten gibt es einige. Und viele davon lassen sich auch in das Geschäftsleben übertragen. Beispielsweise wenn es um Buchhaltung geht. Denn Unternehmer, bzw. Freiberufler, die die Finanzen im Griff haben, haben meist das gesamte Geschäft im Griff.

Im Grunde ist Buchführung sowieso unerlässlich, da sie schnell und unkompliziert über die finanzielle Situation des Unternehmens bzw. der Geschäfte aufklärt. Der Oberbegriff ist (betriebliches) Rechnungswesen, das sich aus den folgenden Teilen zusammensetzt:

• Buchhaltung – Überblick über Einnahmen und Ausgaben

• Liquiditätsplanung – Überblick über Schulden und Tilgung

• Kostenrechnung – Überblick über einzelne Bereiche

• betriebliche Statistik – welches sind die wichtigsten Kunden und welchen Anteil am Umsatz haben sie

• Finanz- und Unternehmensplanung – wie wird und wie soll sich die finanzielle Situation in Zukunft entwickeln

Das Rechnungswesen

Wichtigste Informationsquelle für Gründer und Unternehmer ist das Rechnungswesen als Grundlage für tägliche bzw. regelmäßige Planungs- und Entscheidungsarbeit, wie Preisplanung oder Angebotserweiterung. Als wichtiger Bestandteil für das Rechnungswesen dient die Buchführung mit den Zahlen außerdem als Grundlage für Entscheidungen. Bedeutend ist in diesem Zusammenhang die Aktualität der Zahlen. Grundsätzlich kann man von der Buchhaltung folgende Informationen erlangen:

• Forderungen bzw. Verbindlichkeiten mit Art und Höhe

• Geschäftsentwicklung über einen bestimmten Zeitraum

• Umsatzerlöse über einen Zeitraum

• Decken sich Einnahmen und Ausgaben

• welcher Kunde bringt welchen Umsatz

• welche Ausgaben fallen wann an

• allgemeine Liquidität und deren Entwicklung

• fehlende Zahlungen für Rechnungen

Finanzamt, Banken & Co

Die Buchführung hat nicht nur intern finanzielle Relevanz. Wenn man als Gründer einen Kredit braucht, verlangen Banken immer Sicherheiten. Regelmäßige Zahlungseingänge sind solche Sicherheiten. Sie lassen sich sehr gut an den Zahlen der Buchführung erkennen. Hat man ein Unternehmen angemeldet, ergeben sich aus den Einnahmen und Ausgaben die abzugebenden Steuern der Gründer (z.B. Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer, Einkommensteuer – je nach dem welche erhoben wird). Deshalb müssen die Daten immer nachvollziehbar bei Prüfung sein. Das heißt: Rechnungen und Belege aufheben. Sie werden für folgendes ausgewertet:

• Umsatzsteuervoranmeldung (bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen)

• Einnahmen- und Ausgabenrechnung (sog. einfache Buchführung)

• Gewinn-und-Verlust-Rechnung (sog. doppelte Buchfürhung)

• Ermittlung des Vermögens, also die Bilanz

Die Pflicht der Buchführung

Es gibt Unternehmer und Gründer, die der sog. Buchführungspflicht unterliegen. Dies betrifft alle Kaufleute und mit Ausnahmen auch einige Nicht-Kaufleute. Kaufleute sind alle Unternehmer, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben. Es gibt Ausnahmen, z.B. Gründer und Unternehmer, die übersichtliche bzw. wenig komplexe Geschäftsbeziehungen haben (z.B. der Getränkeladen an der Ecke). Kreditverbundene Einkäufer und Kaufleute mit umfangreichen Ein- und Verkaufsverhalten kommen nicht um die Buchführung (z.B. jeder Lebensmittelhändler). Die typischen Rechtsformen sind OHG, KG und GmbH oder auch die AG.

Nicht-Kaufleute müssen trotzdem Buchführung betreiben wenn sie:

• Gewinne über 50.000 € pro Geschäftsjahr erzielen

• Umsätze von über 500.000 € pro Kalenderjahr verbuchen

• ihre Personengesellschaften bzw. Einzelunternehmen freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen

Generell von der Buchführungspflicht befreit sind alle anderen Nicht-Kaufleute, Betriebe der Land- und Forstwirtschaft und Freiberufler. Jedoch sollten Nichtbuchführungspflichtige die Buchführung nicht unterschätzen. Sie müssen Einnahmen und Ausgaben auch aufzeichnen.

Es gibt für die Verletzung der Buchführungspflicht keine direkten Strafen, aber finanzielle Belastungen sind dann der Normalfall. Beispielsweise gibt es Säumniszuschläge, falsche Schätzungen des Finanzamtes, die zur Besteuerung herangezogen werden oder Steuernachzahlungen.

Junge Unternehmen bzw. Gründer machen häufig alles selbst – auch die Buchführung. Das ist für den Anfang auch völlig richtig, da so Kosten gespart werden können. Jedoch sollte man später darüber nachdenken, die Buchführung von externen Dienstleistern erledigen zu lassen, also auszulagern. Das erhöht nicht nur die Objektivität und Professionalität der Buchführung, sondern spart auch Zeit. So können sich die Gründer besser um das eigentliche Geschäft kümmern, auch wenn die Verantwortlichkeit bei ihnen bleibt.

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