Gute Vorbereitung ist das A & O

Kürzlich haben wir über die Notwendigkeit eines Projektplans berichtet. Wie aber soll dieser genau aussehen und was muss er unbedingt enthalten?

Grundsätzlich ist ein Projektplan eine Hilfestellung, um eine strukturierte Bearbeitung eines Projektes zu ermöglichen Dabei kommt es nicht nur auf die richtige Zeiteinteilung an. Auch eine sinnvolle Struktur im Bearbeitungsablauf und eine angemessene Kostenkalkulation sollten im Projektplan bedacht werden.

Dabei kann man drei Arten von Projektplänen unterscheiden. Der einfachste, sozusagen der Basisplan, ist der Strukturplan. Darauf aufbauend und jeweils eine Stufe komplexer sind der Balkenplan und der Netzplan:

• Strukturplan: Der Strukturplan gibt eine Übersicht über die anfallenden Aufgaben und Teilaufgaben des Projekts. Dabei wird der Auftrag so lange in Teil- und Unteraufgaben untergliedert, bis nur noch kleine, kalkulierbare Arbeitspakete übrig bleiben, die dann einzeln bearbeitet werden können.
• Balkenplan: Im Balkenplan kommt nun die zeitliche Dimension hinzu. Hierbei werden feste Termine und Fristen gesetzt, allerdings ist es zum Teil schwer, Abhängigkeiten der einzelnen Teilaufgaben darzustellen. Auch die Übersichtlichkeit sollte bedacht werden, da man bei zu vielen dargestellten Teilaufgaben den Überblick leicht verlieren kann, bei zu wenig allerdings die Qualität des Plans leidet. Eine Hilfe kann hier die Bildung von Projektphasen sein, wobei jeder Balken eine Phase darstellt.
• Netzplan: Der Netzplan vereint den Struktur- und den Balkenplan. Jede einzelne Teilaufgabe wird in Abhängigkeit mit anderen Aufgaben und der benötigten Bearbeitungszeit aufgelistet. Mit Hilfe des Netzplans können so Zeit, Kosten und Aufwand des Projekts geplant werden.

An welche Stufe man sich bei einzelnen Projekten hält, sollte man von der Komplexität des Auftrags ausmachen. Alternativ hat man die Möglichkeit, den Projektplan im Laufe der Arbeit zu verfeinern und noch weiter zu strukturieren – Grundsätzlich geht man bis zum Netzplan die Schritte über Struktur- und Balkenplan. Um dabei nicht zu sehr im Netz verloren zu gehen, sollte man allerdings immer den Strukturplan – besonders die Zielsetzung – nicht aus den Augen verlieren.

Als weitere Unterstützung im Projektplan dienen auch die vorher gesetzten Meilensteine. Als Meilensteine sollten nicht nur Start- und Abgabetermin des Projekts verstanden werden, sondern auch möglichst alle Fristen für die einzelnen Teilaufgaben festgelegt werden sowie Review-Sitzungen und andere für das Projekt wichtige Daten eingetragen sein. Das wird umso wichtiger, je mehr Mitarbeiter an einem Auftrag arbeiten. Zusätzlich können Meilensteine die einzelnen Phasen eines Projekts markieren.

Einen guten Überblick über das Management von IT-Projekten bietet auch das gleichnamige Buch von Hans W. Wieczorrek und Peter Mertens (Berlin 2008)