Ohne Plan kann man sich in der Masse schnell verlieren

Was macht man, wenn man mal keinen Plan hat? Man erstellt sich einen. Selbst kleine Projekte sollten immer durchdacht und mit Meilensteinen versehen sein, sonst kann es einem leicht passieren, dass aus einer Mücke auf einmal doch ein Elefant wird.

Das wirkt sich nicht nur negativ auf die Projektbearbeitung aus, auch die Kundenzufriedenheit kann darunter leiden, worauf uns auch ein Kommentar auf unserem Blog aufmerksam gemacht hat.

Ein Projektplan kann helfen:

1. Die Kommunikation mit dem Kunden zu verbessern. Der wichtigste Bestandteil für einen erfolgreichen Projektabschluss ist die richtige Kommunikation mit dem Kunden. Nur so kann man adäquat auf die Wünsche des Kunden eingehen und den Auftrag dementsprechend bearbeiten. Durch die im Projektplan festgelegten Meilensteine kann der Kunde immer rechtzeitig eingreifen, wenn etwas nicht seinen Vorstellungen entspricht
2. Die Transparenz der eigenen Arbeit gegenüber dem Kunden steigt. Der Kunde möchte möglichst über jeden Schritt informiert sein und ihn verstehen. Besonders bei Aufgaben, in denen der Kunde wenig bis keine Kenntnisse hat, kann dies schwierig sein. Auch hier können Meilensteine helfen, dem Kunden in kleinen Schritten die eigene Arbeit zu erklären. Auch Verzögerungen in der Bearbeitungszeit können so besser erklärt werden.
3. Die eigene Organisation kann durch Projektpläne deutlich verbessert werden. Besonders als Selbstständiger und Freiberufler muss man zum Teil mehrere Aufträge gleichzeitig erledigen. Wenn man sich vorher keine Gedanken darüber macht, wie lange die Bearbeitungszeit für ein Projekt dauert, kann man sich leicht in der Zeiteinteilung verschätzen und so eventuelle Abgabetermine nicht oder nur unter sehr hohem Druck einhalten. Mit einem Projektplan weiß man genau, wie viel Zeit man einzelne Teilaufgaben eines Projekts benötigt und dementsprechend wie viele Projekte man parallel bearbeiten kann.
4. Der Fokus wird immer auf das Projektziel gelegt: Details sind wichtig, man sollte allerdings darauf achten, dass man sich nicht darin verliert. Bei jedem Teilschritt, den man plant, sollte man sich daher fragen, ob er für das Endprodukt von Bedeutung ist. Jeder Meilenstein sollte einen näher an das Endprodukt bringen, und nicht weiter weg. Mit Hilfe von im Projektplan festgelegten Teilaufgaben kann man das erreichen.

Ein Projektplan ist also nicht nur für die Kommunikation mit dem Kunden wichtig und kann einen großen Teil zur Kundenzufriedenheit beitragen, sondern ist auch für die Organisation der eigenen Arbeit von Bedeutung. Wenn man nicht genau weiß, was in einen Projektplan gehört und wie er aufgebaut sein sollte, kann man sich Vorlagen auch im Internet besorgen.

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