Der Start in den Tag eines Selbstständigen kann sehr schnell ablaufen

Ein Tag hat 24 Stunden – und noch die Nacht. Zumindest wäre das für einige Menschen ideal; beispielsweise für solche, die selbstständig sind und keine geregelten Arbeitszeiten haben, die besagen, dass man von 9 bis 17:30 Uhr arbeitet und dazwischen eine halbe Stunde Pause macht. Selbstständige arbeiten deutlich länger. Um jedoch nicht in Arbeit zu versinken und weiterhin Spaß an der Selbstständigkeit zu haben, sollte man bezüglich des eigenen Zeitmanagements einiges beachten.

Aufgeräumt durch den Tag

Hohe Priorität beim Zeitmanagement ist Ordnung: wer viel auf dem Schreibtisch herumliegen hat, wird viel Zeit damit verbringen, etwas zu suchen. Gleiches gilt ebenso für den virtuellen Schreibtisch, dem Computer. Auch hier sollte Ordnung auf dem Desktop und in der Struktur der Speicherung von Dateien sein. Wie man diese Ordnung herstellt, hängt natürlich von den persönlichen Vorlieben ab. Manch einer erstellt viele Unterordner mit zahlreichen weiteren, aufgeschachtelten Unterordnern, um den Überblick zu bewahren, andere benennen die Dateien nach einem durchdachten System und wieder andere helfen sich mit Programmen, die es z.B. speziell für die Organisation von Bilddateien gibt.

To-Do-Listen

Weiterer wichtiger Bestandteil des Zeitmanagements ist die konkrete Formulierung von Zielen bzw. Aufgaben. Hilfreiches Basiswerkzeug dafür sind To-Do-Listen, in den aufgezählt wird, was alles zu erledigen ist. Jedoch kann man aus To-Do-Listen mehr herausholen. Mit einigen Erweiterungen kann man damit den Arbeitstag noch besser strukturieren. Eine derartige To-Do-Tabelle enthält wichtige Informationen, die einer einfachen Liste fehlen. Dazu gehören Fristen, die festhalten bis wann konkrete Aufgaben erledigt sein müssen. Dadurch ergibt sich auch oft schon die Priotität, mit der die einzelnen Aufgaben angegangen werden. Der voraussichtliche Aufwand für eine Aufgabe macht ersichtlich, wann man spätestens mit einer Aufgabe beginnen muss bzw. kann. Einige Aufgaben lassen sich natürlich nicht genau zeitlich vorhersagen, deshalb sollte man gerade am Anfang die Dauer von Tätigkeiten notieren, um das nächste Mal genauer planen zu können. Wichtig sind auch die Zuständigkeiten, denn auch als Selbstständiger bzw. Freiberufler erledigt man nicht alle Aufgaben selbst: das Korrekturlesen von Texten, die Steuererklärung oder die Einladungen für eine Feier übernehmen häufig andere. Man kann einige Aufgaben getrost outsourcen. Eine derartige To-Do-Tabelle kann natürlich je nach Bedarf erweitert werden.

Verwaltungsaufgaben

Wenn man seinen Tag dann anhand der To-Do-Tabelle einigermaßen strukturiert hat, sollte man unbedingt noch Zeit für administrative Dinge einplanen, wie Rechnungen schreiben und bezahlen, Nachschub von benötigten Materialien bestellen oder die Daten auf dem Computer sichern. Weiterhin sollte man noch Zeit für die alltägliche Kommunikation einplanen: E-Mails schreiben, lesen und löschen, Briefe lesen, schreiben und versenden oder Telefonate führen.

Nein

Häufig ist der Tag eines Selbstständigen bzw. eines Freiberuflers mit Arbeit regelrecht überladen und jede zusätzlich übernommene Tätigkeit bedeutet mehr Zeit zu investieren. Daher ist es wichtig auch auch einfach einmal “Nein” sagen zu können. Das mag manchmal schwer fallen, weil damit eventuell auch Aufträge verloren gehen. Dass jedoch die Qualität aller Aufträge leiden kann, wenn man zusätzliche annimmt, die man gar nicht bearbeiten kann, ist wahrscheinlich meist von größerem Nachteil.

Letztendlich sollte man sich auch feste Pausen gönnen, die nicht immer zu selben Zeit, aber regelmäßig gemacht werden sollten. Der halbstündige Ausflug in den nächsten Park wirkt kreative bzw. produktive Wunder.

Tipp des Autors: Den Fernseher weggeben. So kommt man gar nicht erst in Versuchung, in der eigentlich geplanten Arbeitszeit abgelenkt zu werden. Informationen, die man für gewöhnlich aus dem Fernsehen bezieht, gibt es überall, vor allem im Internet.