Unter „Outsourcing“ wird die Übertragung von Aufgaben oder Prozessen an externe Ressourcen (Serviceanbieter) verstanden, unabhängig davon, wo diese ihren Sitz haben.

Outsourcing (abgeleitet von „Outside Ressource Using“) ist keine Erfindung der Neuzeit: Schon im 18. Jahrhundert führte Adam Smith die Prinzipien der Arbeitsteilung ein und Spezialisierung ein, um die Produktivität einer Firma zu steigern, in den 60er Jahren wurde der Begriff „Outsourcing“ erstmals definiert.

Arbeiter sollten laut Smith ausschließlich in Fachbereichen entsprechend ihrer Spezialisierung eingesetzt werden. Das bekannteste Beispiel in diesem Zusammenhang ist die Produktionsmenge in einer Stecknadelfabrik an einem Tag: Während ein Arbeiter alleine maximal 20 Nadeln herstellen konnte, produzierten 10 Arbeiter durch Arbeitsteilung 48.000 Nadeln in demselben Zeitraum.

Während sich das Outsourcing anfangs auf die Fertigungsindustrie beschränkte, betreibt man Outsourcing heutzutage in allen Branchen auf globaler und digitaler Ebene. Im Fokus steht hierbei vor allem die Auslagerung spezialisierter Dienstleistungen, wie zum Beispiel Aufgaben und Prozesse des IT-Bereiches. Besonders bei einer Unternehmensgründung kann man die Vorteile des Outsourcens nutzen und erhebliche Kosten einsparen.

Verschiedene Formen des Outsourcens sind zum Beispiel:

• Business Process Outsourcing (BPO)

BPO ist eine Form des Outsourcings und bezeichnet das Auslagern ganzer Geschäftsprozesse an externe Dienstleister. Dabei beschränkt sich die Auslagerung nicht nur auf die IT-Branche, sondern ist prinzipiell für alle denkbaren Geschäftsprozesse möglich.

Der Markt des BPO ist in den letzten Jahren rapide gewachsen. Das Marktforschungsinstitut Evalueservice prognostiziert eine jährliche Wachstumsrate von 26 % für die Jahre 2003 bis 2010. Daraus resultiert eine zu erwartende Marktgröße von 40 Milliarden Dollar im BPO von Dienstleistungen im Jahre 2010.

• Knowledge Process Outsourcing (KPO)

Auch beim KPO werden ganze Prozesse ausgelagert, allerdings sind diese komplexer und erfordern besondere Mitarbeiterkenntnisse und Erfahrungen, um erfolgreich erledigt werden zu können, zum Beispiel Recherche oder Datenanalyse. Werden diese Prozesse an ein externes Unternehmen vergeben, wird von KPO gesprochen.

• Outtasking

Das Outtasking unterscheidet sich grundlegend von den Formen BPO und KPO. Anstatt Prozessen werden hierbei technische Einzelleistungen oder einzelne Funktionen (nicht Prozesse) ausgelagert. Outtasking bildet häufig den ersten Schritt eines Unternehmens im Bereich der Fremdvergabe, Grund ist hierbei oft fehlendes Know-How. Dennoch ist Outtasking oft teurer als der Eigenbetrieb und es besteht die Gefahr, dass der Serviceanbieter in den meisten Fällen die prozessualen Gesamtzusammenhänge nicht kennt.

Chancen und Risiken des Outsourcing

Bevor ein Unternehmen die Unternehmensstrategie des Outsourcings wählt, muss es sich die Frage stellen, ob eine Dienstleistung weiterhin vom eigenen Personal erbracht werden sollte oder ob es sinnvoller ist, die Leistung durch einen Spezialisten auf diesem Gebiet erbringen zu lassen. Bei dieser Entscheidung muss die Strategie des Unternehmens sowie die Zielplanung berücksichtigt werden. Außerdem ist eine Gegenüberstellung der Chancen und Risiken des Outsourcings sinnvoll, um die Auslagerung besser bewerten zu können.

Eine wichtige Chance des Outsourcings ist die Kostentransparenz und die Reduktion der Kosten. Außerdem lassen sich auf Basis des speziellen Know-Hows des Serviceanbieters und dessen Spezialisierungen die auszulagernden Aufgaben in der Regel effizienter und hochwertiger erfüllen und das Unternehmen kann von einer Leistungsoptimierung profitieren. Weiterhin kann durch die Nutzung externer Kompetenzen die eigene Personalflexibilität gesteigert und frei gewordene Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben eingesetzt werden. Eine Konzentration auf die eigenen Kernkompetenzen und Wettbewerbsvorteile werden somit ermöglicht und das Management wird durch die Verschlankung der Unternehmensorganisation entlastet.

Allerdings birgt Outsourcing auch Risiken: Besonders die Abhängigkeit von externen Dienstleistern kann für ein Unternehmen gefährlich werden. Je länger die Outsourcingpartnerschaft besteht, desto schwieriger wird es, das ausgelagerte Know-How durch Insourcing in das Unternehmen zu reintegrieren, wodurch eine dauerhafte Abhängigkeit entsteht. Daher sollten die Kernkompetenzen eines Unternehmens niemals ausgelagert werden.

Auch die Sicherheit sollte nicht zu kurz kommen:  Durch die Weitergabe des Unternehmens-Know-Hows sowie interner Informationen an den Serviceanbieter besteht die Gefahr, dass diese an Wettbewerber gelangen können.

Outsourcing bewirkt auch nicht zwangsläufig einen Leistungs- und Qualitätsvorteil. Um Mengenvorteile erzielen zu können und damit Kosten zu sparen, erbringen Serviceanbieter die Leistungen oft in möglichst standardisierter Form. Dies kann Mängel in Leistung und Qualität zur Folge haben. Viele Defizite sind auf mangelnde Kommunikation zwischen Kunde und Serviceanbieter zurückzuführen. Wenn der Prozess ins Ausland verlegt wurde (Offshoring), sind diese häufig auf Sprachbarrieren und andere kulturelle Unterschieder und Zeitverschiebungen bei zunehmender Distanz zwischen Kunde und Serviceanbieter zurückzuführen. Ein weiteres Risiko, dass im Zusammenhang mit Outsourcing oft unterschätzt wird, sind die anfallenden Transaktionskosten. Unternehmen sehen in Bezug auf Outsourcing meist nur den Vorteil in den niedrigen Produktionskosten, ohne die Anbahnungs- und Vereinbarungskosten der Transaktion zu berücksichtigen, welche bei der Auswahl eines geeigneten Serviceanbieters entstehen.

Um Outsourcing erfolgreich durchführen zu können, sind die genannten Chancen und Risiken gegeneinander abzuwiegen. Es ist nahezu unmöglich, alle Vorteile umzusetzen und alle Risiken zu vermeiden. Dennoch lassen sich durch deren Analyse viele Anforderungen ableiten, um Outsourcing entsprechend der Ziele des Unternehmens durchführen zu können. Dazu zählen u.a. genaue Vertragsdefinitionen (um Missverständnisse zu vermeiden), Vereinbarungen bezüglich der Haftungs- und Schadenregulierung, Sorgfalt bei der Auswahl des Serviceanbieters sowie Kontrolle des ausgewählten Anbieters, verbunden mit einem regelmäßigen Austausch zwischen den Vertragspartnern.